La pandémie de la Covid-19 a contraint un grand nombre d’entreprise à basculer vers le télétravail. Les employés, désormais divisé en ressources locales et distantes, doivent néanmoins collaborer en permanence pour assurer la continuité des activités. Pour optimiser tout le processus, les entreprises investissent dans les nouvelles solutions comme les écrans interactifs. Dans ce qui suit, quelques conseils pratiques pour que tous les participants aux visioconférences restent concentrés sur toute la durée des réunions.
Télétravail et visioconférence pour un modèle de fonctionnement hybride
Pour les spécialistes du monde du travail, la place de plus en plus importante qu’occupent le télétravail et la visioconférence montre qu’il est temps de créer les conditions pour un modèle de fonctionnement hybride, afin d’éviter des soucis organisationnels au sein des entreprises. Si le télétravail n’est pour le moment pas obligatoire, il se présente comme une solution pérenne à cause de la crise sanitaire.
Cette situation oblige les entreprises à trouver des outils afin de faciliter le travail à domicile. La visioconférence est incontournable dans le cadre du télétravail. Le but est de mettre en relation les équipes internes et les équipes distantes. Pour le bon fonctionnement de l’entreprise, la présence de certains employés au sein des locaux reste nécessaire. Il revient aux cadres dirigeants de définir un plan d’action pour organiser le temps de présence des salariés sur site, en tenant compte des activités réalisables à distance.
Comment l’écran interactif optimise les séances de visioconférence ?
L’utilisation d’un écran interactif lors des visioconférences fait tomber plusieurs barrières. Il favorise notamment, la participation des interlocuteurs ce qui réduit les monologues ennuyeux d’un seul intervenant. Par exemple, pour animer une réunion, on peut lancer des sondages ou des questions-réponses. De cette manière, on maintient un bon niveau d’énergie dans les réunions en vidéo.
Grâce aux nombreuses fonctionnalités disponibles sur les écrans numériques interactifs, on peut inciter les participants à interagir sur la présentation. Par exemple, sur un tableau blanc commun, chacun peut écrire et ajouter ses idées. Tout le monde peut s’exprimer pendant les brainstormings. Et s’il est nécessaire de transmettre des documents, il suffit d’un simple « glisser-déposer ». Le partage d’écrans et d’applications vient aussi compléter les interventions pour susciter davantage l’engagement des collaborateurs.
Côté technique, l’écran interactif constitue un dispositif qui mutualise toutes les informations passant par les séances de visioconférence. Il est doté d’une interface utilisateur simple et gérée de manière centralisée. Cette solution permet non seulement de créer une culture de réunion plus collaborative, mais constitue également une base pour la mise en œuvre de la main-d’œuvre numérique d’aujourd’hui.
Outre les échanges formels, on peut aussi renforcer l’esprit d’équipe en créant des groupes de discussion entre collègues. Cela encourage les partages d’idées et permet aux informations de circuler de manière plus fluide.
Pour finir, il est vivement conseillé de laisser du temps aux participants de partager des informations plus ou moins personnelles, par exemple sur leur santé afin de détendre l’atmosphère quand la visioconférence se prolonge. S’accorder quelques minutes de répit entre deux sujets importants peut par ailleurs augmenter l’efficacité des employés.
