GUIDE ETUDE DE BESOIN ÉQUIPEMENT D’UNE SALLE DE VISIOCONFÉRENCE

INTRODUCTION

Si la salle de réunion n’est pas équipée pour la visioconférence, elle pourrait être utilisée, de façon erratique, avec deux ou trois personnes maximum, qui se réunissent autour d’un ordinateur portable.

L’ordinateur portable est prévu pour un usage individuel, il est difficile de l’utiliser comme le support d’un travail collectif.

Avec des équipements prévus pour la salle de réunion (écran, prise de son et image, ordinateur…), on rendra possible le travail en groupe dans la salle de réunion, et la communication en visioconférence avec des personnes
ou des équipes distances.

Ce document décrit les choix à faire pour sélectionner les matériels, il détaille la question du dimensionnement.

La lecture de ce guide peut être complétée par les guides comparatifs suivants :

Guide comparatif de caméra-micros pour salles de visioconférence

Guide comparatif de logiciels de visioconférence

Guide comparatif pour écrans de visioconférence

Guide comparatif de PC embarqués pour écrans de visioconférence

Une version imprimable du contenu de cette page est disponible au format pdf en cliquant sur le l’icone ci-après

 ANALYSE DE L’ENVIRONNEMENT

Taille de la salle et taille de l’écran

Règle du facteur 5
Quand on prend les dimensions de la salle, pour que tous les occupants de la salle puissent voir l’écran dans de bonnes conditions, il faut que la taille de la diagonale de l’écran corresponde à la distance maximale d’un participant à
l’écran divisé par 5.
Ce ratio est à apprécier en fonction d’une diffusion “informatif”, du type de diapositives Powerpoint ; typiquement pour une formation, mais pour la lecture de tableau de bords Excel ; la lecture se fera plus proche.

Ce petit tableau permet d’avoir une information indicative sur la taille d’écran :

Isolation de la salle et prévention des phénomènes de résonance

Isolation :
il va de soi que la salle de réunion doit être isolée phoniquement de l’extérieur; cela vaut dans les deux sens, la réunion ne sera pas perturbée par des bruits venant de l’extérieur, et ce qui est dit en réunion n’est pas nécessairement fait pour être entendu de tous…

Résonance :
La règle est simple : moins la pièce est résonnante, meilleure sera la qualité du son pour la visioconférence.
Si vous pouvez inuer, sur la configuration de la salle, choisissez des matériaux à faible niveau de résonance; les phénomènes de résonance peuvent venir des matériaux utilisés.

Si la salle de réunion ne peut pas être améliorée sur la question de la résonance, on pourra :
1. réduire la distance entre les micros et les participants (prendre les recommandations du fabricant et diviser par 1,5 typiquement)

2. utiliser des systèmes de gestion du son intégrant micros et haut-parleurs avec des systèmes d’annulation d’écho (plus de détails dans le comparatif des solutions de caméra)

Placement de la borne de prise de son

Les constructeurs de bornes de prise de son indiquent la zone de couverture. Il peut être placé de façon centrale, ou associé sur l’écran. On peut également prévoir plusieurs micros(ou plusieurs blocs micros) pour couvrir une grande salle de réunion.

CHOISIR ENTRE UN ÉCRAN INTERACTIF ET UN ÉCRAN PASSIF

Le principal avantage de l’écran passif sur l’écran interactif, c’est qu’il est moins cher, le second avantage est son poids, étant plus léger il est plus facile à installer.
Pour ce qui est de la diffusion des images et vidéos, une fois installé, l’écran interactif n’a pas d’inconvénient sur l’écran passif. Par contre il a plus de potentiel sur son utilisation…

Si l’organisation cible rentre dans l’un des cas suivants; l’écran interactif sera à favoriser.
A contrario, si les réunions qui se tiennent sont en grande majorité des réunions de type présentation, l’intérêt de l’interactivité est moindre.

• La salle de réunion va être utilisée pour conduire des formations. Aujourd’hui, les écrans interactifs sont beaucoup utilisés dans les écoles, et constituent un avantage pédagogique important ;
• L’organisation cible travaille dans l’architecture, le BTP, l’ingénierie, la publicité, l’imagerie médicale…ou tout métier ou les images, les plans sont utilisés régulièrement. L’annotation et la manipulation des visuels se fait avec plus de facilité avec un écran interactif ;
• La salle de réunion va être utilisée pour des réunions exploratoires, des réunion de suivi de projet ou des réunion de brainstorming, dès que l’intelligence collective est requise, l’écran interactif trouve sa place...

A contrario, si les réunions qui se tiennent sont en grande majorité des réunions de type présentation, l’intérêt de l’interactivité est moindre.

 EVALUER ET GARANTIR LA QUALITÉ DU RÉSEAU

Les réseaux d’entreprise, sont souvent des réseaux sollicités par beaucoup de monde; cela peut créer, des pertes de service momentanées; comme la qualité de la visioconférence dépend beaucoup de la qualité du réseau , ce guide vous donne quelques indications sur les actions à prévoir.

Nature des besoins en termes de flux d’échange

Le besoin de bande passante induit par un échange en visioconférence est relativement faible (en dessous de 5 Moctets/s).
Mais il est important, pour que la qualité de l’échange en visioconférence soit garantie, que le réseau soit stable et garanti dans les deux sens (upload et download)
La stabilité se mesure avec la relève.

• du nombre de paquets perdu
• de la variation du temps de réponse et du temps de réponse moyen

On pourra tester de façon simple la qualité d’un réseau; avec la commande ping.
Exécuter la commande ping pendant une heure pendant une période pendant laquelle le réseau est en pleine charge et relever les valeurs suivantes :

• Paquets perdus ;
• Pourcentage de pertes de paquets ;
• Temps moyens et maximums des durées de boucles en ms.

Vous pouvez également consulter votre Fournisseur d’Accès Internet (FAI) pour obtenir des informations complémentaires.

Comment garantir la qualité du réseau ?

Dans certains réseaux les réseaux d’entreprise les flux entrants d’Internet sont volontairement limités, pour des raisons de sécurité, on peut également se trouver dans une configuration ou la qualité du réseau est trop aléatoire et ne peut être garantie. Dans ces situations la solution la plus simple peut être de demander au service informatique de trouver une solution.

La connexion réseau claire, par rapport à la connexion Wi-Fi doit être privilégiée. Même si pendant un certain temps la connexion Wi-Fi est bonne, elle est sujette à l’environnement des ondes électromagnétiques; cause d’instabilité qu’il est préférable d’écarter.

 UTILISER UN PC EMBARQUÉ OU NON

C’est une question importante à considérer; deux alternatives se présentent :

Comment fonctionne le PC embarqué ?

Le PC embarqué est un ordinateur sur lequel les logiciels de l’entreprise sont installés, les utilisateurs, en utilisant le PC vont :

• initier ou rejoindre une séance de visioconférence
• retrouver l’ensemble de leur dossier et fichiers de travail.

Quels sont les avantages et inconvénients du PC embarqué ?

Comment fonctionne une installation en libre-service (sans PC embarqué)

L’animateur arrive dans la salle de réunion avec son ordinateur (un PC portable), il connecte son ordinateur au système de visioconférence et anime la réunion depuis son ordinateur.

• la connexion pour la vidéo (souvent avec un câble HDMI) ;
• la connexion vers les équipements de visioconférence (USB)

Il existe des systèmes de configuration sans fil, mais ces derniers ont quelques limites.

Avantages et inconvénients d’une installation en libre-service